In 7 stappen een warm welkom!

Tsunami aan indrukken.

Een nieuwe medewerker ondergaat een tsunami aan indrukken op de eerste werkdag. Ontelbare handjes geven, inloggen in een onbekend systeem, snuffelen aan een andere sfeer en o ja, waar stond die koffieautomaat ook alweer?

Tenminste, zo gaat dat als er niemand actief heeft nagedacht over de kennismaking met de organisatie. Want echt, ze bestaan nog: bedrijven waar een verse medewerker plompverloren wordt neergezet achter een bureau. De sleutel van het kantoor ligt zwijgzaam naast de telefoon en laptop. Zoek het maar uit is de boodschap.

En de medewerker? Die gaat na die eerste dag katerig en eenzaam naar huis. Waarschijnlijk snel weer op zoek naar een andere vacature.

Zo’n bedrijf heeft duidelijk niet begrepen waar onboarding over gaat: je medewerker met een warm bad welkom heten dat zó fijn is, dat hij of zij voorlopig niet meer weg wil.

Chapeau!

Jij leest dit artikel over onboarding, dus ben jij gelukkig wél zo’n HR-medewerker of manager die de rode loper uitrolt voor nieuw personeel. Je schrijft hoogstpersoonlijk zelfs “Welkom” op de deur in dikke chocoladeletters. Chapeau voor jou! Want met goed onboarden van personeel bewijs je niet alleen die onwennige medewerker een grote dienst, maar ook jouw eigen organisatie.

Onderzoek wijst uit dat een medewerker die bij de start voldoende aandacht krijgt sneller productief zal zijn, meer werkgeluk ervaart én langer bij dezelfde werkgever blijft.

Houd deze vinkjes goed in gedachten. Zeker nu er meer vacatures dan sollicitanten zijn zijn ze heel belangrijk.

Beetje doseren

Toch willen we je even waarschuwen. Natuurlijk, stop veel aandacht, warmte en creativiteit in het welkom heten van die kostbare nieuwe aanwinst. Maar doe alsjeblieft niet alles tegelijk. Laat je medewerker niet verdrinken!

Zoals we al schreven zijn al die indrukken op zo’n eerste werkdag behoorlijk overstelpend.

Hoe mooi zou het zijn als je nieuwe informatie, gezichten en systemen gedoseerd binnen kan laten komen? Laat je medewerker direct na het tekenen van de arbeidsovereenkomst alvast wennen aan de organisatie. Dan is er op De Dag zelf meer ruimte om live alles op te snuiven en ook een beetje te genieten van de nieuwe uitdaging.

Slim online

Vergeet moeilijk geschuif in agenda’s voor een live kennismaking-avant-la-letre. Zeker als de oude baan nog in beeld is, kan dat tot rare capriolen leiden, die garant staan voor stress en ongemak.

Anno 2019 hoeft het niet al te ingewikkeld te zijn om een medewerker een soepele start te geven in je bedrijf. Door slim gebruik te maken van de online mogelijkheden kun je je nieuwe collega een warm en nuttig welkom geven, op de tijd die het beste uitkomt en in het tempo dat bij hem of haar past.

Hoe je dat doet? Wij nemen je graag stap voor stap mee in de wondere wereld van online onboarding.

Onze top 7 voor digitale onboarding

1. Wat moet je weten?
   Steek met HR, directie en management de koppen bij elkaar om te bepalen welke informatie essentieel is om snel en goed je weg te leren vinden binnen de organisatie. Vraag vooral aan ervaringsdeskundigen (collega’s die nog niet zolang in dienst zijn) wat zij bij binnenkomst gemist hebben, maar ook waar zij blij van werden tijdens hun eerste maanden. Gebruik die tips en tops bij het samenstellen van het onboardingprogramma.
2. Eén online plek voor nieuwe medewerkers
   Richt centraal een online plek in, waar alle informatie te vinden is. Er zijn diverse leveranciers van dergelijke trainings- en ontwikkelplatforms. Natuurlijk zorg je ervoor dat de site de juiste look and feel heeft. Huisstijl, kleurgebruik, woordkeuze, lay-out: kortom, de hele uitstraling moet helemaal kloppen bij jullie bedrijf. Op die manier integreert de medewerker (vaak onbewust) al een beetje in het bedrijf en raakt hij of zij gewend aan cultuur en vakjargon.
3. Videomateriaal
   Zorg voor aantrekkelijk videomateriaal als appetizer. Heet de medewerker hierin welkom en laat vooral beelden zien van de werkvloer. Denk daarbij niet alleen aan het product of de dienstverlening waar het in de organisatie om draait. Geef ook een korte sfeerimpressie van de kantoorruimtes, kantine, vrijdagmiddagborrel of hardloopclub. Juist dat zijn belangrijke bouwstenen voor het uiteindelijke werkplezier.
4. Wie/wat/waar
   Stel je nieuwe collega niet onnodig op de proef. Geef iedere medewerker (én bedrijfsarts, vertrouwenspersoon en OR) een eervolle vermelding in een ‘smoelenboek’. Inclusief naam, foto, telefoonnummer, mailadres en, zeker bij een groter bedrijf, werklocatie. Zo’n duidelijk wie/wat/waar voorkomt de eerste maanden niet alleen een hoop zoekwerk, maar ook eventuele gênante situaties.
   Zeg nou zelf: het lukt toch niemand om de naam en functie van een lading onbekende mensen in één keer te onthouden?!

5. E-learning
   Geef de medewerker op een presenteerblaadje wat precies wordt verwacht in de nieuwe baan. Functie-inhoud (liefst opgeleukt met mooi en relevant foto- of videomateriaal met verhalen van collega’s) en daaraan gelinkt toegang tot alle noodzakelijke trainingen en cursussen.
   Verrijk je online academie ook met wat ‘softere’ ondersteunende trainingen die kunnen helpen bij het bewaken van de werk-privébalans, gezondheid en persoonlijke effectiviteit. Daag de medewerker al bij de onboarding uit om een persoonlijk ontwikkelingsplan in te vullen. Dit vormt een mooi aanknopingspunt voor gesprekken over loopbaanplanning en persoonlijke ontwikkeling.
6. Regels, procedures en faciliteiten
   Voorkom misverstanden, fouten en zelfs ongelukken. Zet cao, regels en procedures goed toegankelijk op je onboardingplatform. Zodat de medewerker nog voordat er één stap op de werkvloer is gezet, al goed op de hoogte is van rechten, plichten en faciliteiten. Besteed ook aandacht aan verzuim, vitaliteit en arbeidsomstandigheden.
   Een button “Heb je vragen? Neem contact met ons op” met een directe link naar HR is altijd een goed idee.
7. Offline kennismaking
   Last, but not least: de link naar een aanmeldingsformulier voor de offline onboarding. Want hoe mooi een digitale omgeving ook is, er gaat niets boven écht onderling contact. Zorg voor een afwisselend programma, met voldoende ruimte voor vragen, opmerkingen en sociale interactie. Durf ook buiten de gebaande paden te gaan – hoe leuk is het als je nieuwe werkgever je verrast met iets dat je nog niet eerder hebt meegemaakt?!
   Het hoeft niet groots en meeslepend, als het maar verrassend is. Plan de bijeenkomst snel na de start, het mag geen mosterd na de maaltijd worden!