Digitale onboarding: een stappenplan

De coronacrisis zet de wereld op zijn kop. Wij hebben tips om je medewerker goed te onboarden. Zélfs op afstand!

Zó krijg je je nieuwe medewerker goed in het zadel. Oók op afstand!

Picture this. Je bent die man of vrouw. Je hebt je vaste baan opgezegd om bij een nieuwe werkgever te beginnen. Je bent er misschien zelfs voor verhuisd. En dan komt, na die best wel moeilijke periode van de opzegtermijn en afscheid nemen, eindelijk die eerste werkdag. Je wekker gaat, je stapt uit bed…

En dan? Dan blijf je dus thuis.

Blijf als werkgever niet achteroverleunen.

Voor je het weet zweeft je nieuwe aanwinst in het luchtledige en haakt hij af. De loyaliteit die zittende medewerkers al hadden opgebouwd voordat het eerste zuchtje corona zijn intrede deed, is natuurlijk nog niet geworteld bij iemand die net komt kijken.

Hij heeft geen idee hoe het is om in een normale situatie bij het bedrijf te werken, kent de organisatiecultuur niet en heeft nog nooit met zijn onbekende collega’s gedeeld hoe zijn weekend is geweest. De nieuwe medewerker is kwetsbaar en onzeker.

Nóg kwetsbaarder en onzekerder dan in het pre-coronatijdperk.

Nu we bijna allemaal op afstand moeten werken, is er opeens een nieuwe dimensie bij gekomen in onboarding.

Als iemand bij een nieuwe werkgever start, belandt hij in een achtbaan van indrukken en emoties. Dat is spannend, uitdagend en geeft beide partijen meestal snel een beeld of er inderdaad een match is tussen de nieuwe collega en de organisatie.

Nu live contact moeilijk en soms zelfs onmogelijk is geworden, moeten er nieuwe ijkpunten worden gezocht. Nieuwe ankers, waaraan je medewerker zich vast kan houden en waarmee hij kan bepalen of de organisatie hem inderdaad past als een comfortabele jas. En vice versa.

Maar hoe doe je dat als de werkplek opeens een no-goarea is geworden? Wij hebben wel een paar creatieve en effectieve ideeën voor digitale onboarding!

Tip 1. Het uitrollen van de rode loper op afstand

Zorg voor een vliegende start. Ja, dat kan óók op afstand. Het is eigenlijk het verhaal van Mozes en de berg.

Laat een koerier, of liever nog een manager of collega, op de eerste dag ’s morgens vroeg aanbellen op het huisadres van je nieuwe medewerker om een pakket af te leveren. Daar, op de deurmat, vindt hij een tas of doos in de bedrijfskleuren met een warm welkomstpakket.

Naast de laptop en telefoon (uiteráárd al opgeladen en tiptop ingericht door IT!) vindt hij een bos bloemen of een feestelijke fles champagne. En een welkomstkaart, met daarop een link naar een welkomstwoordje van de directeur en het verdere onboardingprogramma.

Welkom, nieuwe collega! Je kunt direct aan de slag!

Tip 2. Online warmte

Je hebt vast in onze eerdere blogs al inspiratie opgedaan op het gebied van digitaal onboarden.

Er staat dus al een mooie basis klaar voor nieuwe collega’s. Bekijk dat basispakket nog een keer kritisch door de bril van nu.

Denk verder dan opleidingen en trainingen. Vul je online programma aan met de informatie die je normaliter mondeling zou overdragen.

Een plattegrond van het kantoor (met highlights op de kantine, koffieautomaat, kopieerapparaten en het toilet), een toegangscode, telefoonlijst of parkeertips.

En zorg vooral voor extra warmte.

We hebben het al eens eerder gezegd: het is niet het salaris waar medewerkers voor gaan en wat hen bindt aan een organisatie. Het draait voornamelijk om het goede gevoel en werkplezier. Zorg er dus voor dat je digitale onboardingprogramma overloopt van positiviteit, humor en persoonlijke interesse.

Het is natuurlijk super om de directeur een persoonlijk welkomstwoordje te laten inspreken. Maar ga verder dan dat. Laat ook naaste collega’s met hun telefoon een filmpje opnemen waarin ze zich een voor een voorstellen. Maak het niet te formeel, houd het luchtig en verrassend.

Naam, functie, maar ook hobby’s, gezinssamenstelling, favoriet vakantieland of gekke karaktertrekjes zijn heel interessant.

Misschien vinden ze het leuk om hun tuin te showen of de kat voor te stellen?

Monteer het tot een filmpje en voilà: je hebt een persoonlijke welkomstvideo waar nog jarenlang over gesproken wordt.

Tip 3. Online mentor

Moet de nieuwe medewerker straks in ‘het normale leven’ veel samenwerken met een bepaalde collega? Of ken je een positieve, ervaren kracht die veel weet over de organisatie en het werk dat gedaan moet worden?

Benoem die tot online mentor!

Iemand die praktische vragen beantwoordt, maar waar ook af en toe stoom bij afgeblazen kan worden of die ruimte biedt voor een geintje tussendoor. Zo creëer je ook op afstand het gevoel dat iemand erbij hoort.

Zeker in het begin is het prettig om gebruik te maken van oogcontact. Dus maak veel gebruik van WhatsApp-videobellen, Skype of Facetime. Een kennismaking voelt dan toch net wat natuurlijker.

Tip 4. Daily startup

Doe met de hele afdeling (of, als je bedrijf niet te groot is, alle medewerkers) op een vaste tijd een daily startup.

Mét beeld, want ook hier geldt dat dat de werkelijkheid zo goed mogelijk benadert. Bespreek met elkaar wat er die dag op de planning staat, welke vragen er zijn en vooral ook hoe iedereen zich voelt.

Zo’n online startup is natuurlijk voor iedere werksituatie op afstand een heel goed idee.

Maar als het om een nieuwe medewerker gaat is een dagelijks contactmoment extra belangrijk. Hij leert gezichten en namen herkennen, merkt hoe de onderlinge verhoudingen liggen en kan zichzelf profileren.

Creëer bewust een extra podium voor de nieuwe collega en zorg ervoor dat hij voldoende aan het woord komt en zijn vragen kan stellen. Persoonlijke aandacht is het toverwoord. Juist nu!

Tip 5. Aan het werk

Misschien heeft je nieuwe aanwinst al zoveel vlieguren gemaakt, dat hij direct in kan stappen en fluitend aan het werk gaat. Maar verkijk je er niet op.

‘Het nieuwe normaal’ waar we door de corona plotseling in zijn beland, is ook voor een ervaren rot in het vak nieuw. Het vraagt een andere manier van samenwerken, of misschien hebben klanten en leveranciers een afwijkende benadering nodig. Hoe dan ook: hij is net een andere baan begonnen in een andere organisatie. Dus dat is óók verre van normaal.

Neem je medewerker dus bewust mee in de organisatieflow. Laat hem aanschuiven op zoveel mogelijk online vergaderingen. Niet alleen intern, maar ook met externe stakeholders, zodat hij ziet hoe de hazen lopen.

Maak gebruik van de mogelijkheid om documenten met elkaar te delen en samen te werken aan projecten.

Het mes snijdt aan twee kanten. Je nieuwe collega voelt zich steeds meer thuis in de organisatie. En jij staat aan het einde van de proeftijd niet met lege handen, want je hebt goed kunnen zien of er sprake is van een goede match.

Belangrijk, want al is het soms moeilijk om voorbij de coronatijd te denken: vergeet niet te focussen op de toekomst.